5 Habit yang harus kita biasakan saat membuat sebuah document (Ms. Word) |
||
|
|
||
|
seringkali karena kebiasaan - kebiasaan kita sehari - hari dapat membuat kita sudah terbiasa dengan semua kegiatan yang kita lakukan. Demikian halnya dengan membuat suatu document semisal surat - menyurat, menulis buku, membuat karya tulis, Lan liyane (baca dan lain - lain). Terdapat beberapa kebiasaan, entah itu kebiasaan baik ataupum kebiasaan buruk yang kita lakukan. jakalu kebiasaan baik, OK ... tidak apa - apa, sah - sah aja bahkan sangat dianjurkan untuk dilakukan setiap kali membuat document. Tapi bagaimana jika kebiasaan itu merupakan kebiasaan buruk dan nggak efektif??? ya mungkin kita udah tau sendiri efek sampingnya seperti apa?? perut mulas, gatal - gatal dipantat dan bersin - bersin terus Ok biar nggak terlalu berlama - lama langsung aja kita bahas beberapa kebiasaan - kebiasaan tersebut saat kita membuat sebuah document : 1. Kebiasaan saat pertama kali membuat document
kebiasaan buruk yang selama ini masih ada diantara kita --termasuk temen aku sih--, mereka langsung main ketik aja dan tidak memperhatikan hal di atas. Mungkin sih karena kelupaan kali, tapi setelah mereka menyetting margin dan paper size setelah sampai di tengah - tengah pengetikan ato bahkan saat mau di print, ternyata semua isi document berubah menjadi acak - acakan. hal ini membuat mereka kerja dua kali dan tidak efektif, efisien, buang - buang waktu, buang - buang tenaga (halah mulai nih buang2nya). Inilah kesalahan akibat kebiasaan buruk mereka. jadi mulai dari sekarang kita biasakan tu saat pertama kali membuat document, kita setting dulu batas pengetikan dan ukuran kertasnya. 2. Kebiasaan saat menulis header / judulMungkin ini cuman sebagai pembanding aja. tentu saja cara kita dalam membuat suatu judul document ataupun tulisan berbeda - beda. misalkan aja buat bab I Pendahuluan, Bab II,... kemudian sub Bab I Latar Belakang, Tujuan, Permasalahan, dst....... Kebiasaan yang sering saya jumpai bahkan sampai saat ini, cara kita membuatnya tidak dengan style Header. melainkan dengan format font besar, tebal, miring dan lain sebagainya tanpa header style. Menurut saya hal ini sah - sah aja, tapi alangkah lebih baiknya adalah dengan menyertakan dengan style Header dulu baru kita rubah format style headernya sesuai dengan ketentuan kita. Mengapa demikian ??? Dengan header style document kita akan lebih terdefinisi dengan baik dan juga teratur. Tidak Hanya itu header style nantinya akan berguna banget pada saat pembuatan daftar isi dan juga memudahkan kita dalam berpindah - pindah halaman dengan memanfaatkan document map.
3. Kebiasaan berpindah - pindah halaman.......mudah saja berpindah - pindah halaman dengan menggunakan page up, page down dan arah panah, tapi bagaimana kalau misal cursor ada pada bab 1 tapi kita mo ke bab 4 ? tentu saja banyak page down atau juga arah panah yang kita pencet... bikin capek aja. kasian lho jari - jari kita ntar bisa memar lho...!!! hehehehe...!! nah untuk itu saya tawarkan kepada anda semua yang masih menggunakan hal seperti itu di atas dengan fasiltas documetn map dengan document map, kita bisa berpindah - pindah dengan leluasa hanya dengan satu klick aja pada peta yang sudah kita buat. Tapi bagaimana caranya membuatnya?? apa yang telah kita lakukan dengan membuat header style di atas adalah jawabannya....untuk mengaktifkan document map cukup dengan memilih menu --> view --> document map
4. Kebiasaan membuat paragrafPengertian dari paragraf "Paragraf adalah suatu bagian dari bab pada sebuah karangan atau karya ilmiah yang mana cara penulisannya harus dimulai dengan baris baru. Paragraf dikenal juga dengan nama lain alinea. Paragraf dibuat dengan membuat kata pertama pada baris pertama masuk ke dalam (geser ke sebelah kanan) beberapa ketukan atau spasi" <--diambil dari http://organisasi.org/pengertian_paragraf_alinea_dan_bagian_dari_paragraf_bahasa_indonesia--> sering saya jumpai dalam membuat suatu paragraf banyak yang menggunakan TAB, ini boleh - boleh saja, kan setiap orang mempunyai caranya sendiri. Tapi alangkah baiknya kita gunakan fasilitas berikut :
nah pada di gambar tu terdapat 2 item penting : *. First Line Indent ==> batas baris pertama (atau paragraf) nah gunakan fasilitas ini untuk paragraf *. Hanging indent yang di ikuti oleh left indent ==> nah kalo hanging indent ini mudahnya kalo kita ngetik tu ya kan pasti terus menerus hingga batas kanan udah penuh. setelah penuh tu biasanya pindah baris ndiri, batas kiri dari baris baru tadi lurus dengan hanging indent ini. truf left indent ini gunae untuk memindah kedua batas tadi first line indent dan hanging indent. Bila kita pindah (drag) left indent, maka kedua batas tadi otomatis berubah juga... geto...!!
5. Minimalisasi penggunaan Text BoxBanyak saya jumpai dalam pembuatan lembar pengesahan, khusunya lebih dari satu yang menandatangani, bahkan sampai 4 orang lebih. disini banyak menggunakan text box, menurut saya ini kurang bagus, kalo bisa jangan menggunakannya. trus bagaimana ?? Gunakan Tabulasi, letaknya pada sebelah kiri ruler (gambar di atas).
untuk mengganti - ganti tabulasi cukup klick pada iconnya saja berulang kali hingga memperoleh jenis tabulasi yang anda inginkan, setelah jenis tabulasi sudah terpilih, untuk menggunakannya adalah dengan klik pada ruler, pada posisi yang anda inginkan misalkan saja seperti pada gambar berikut :
saat pertama kita tekan tombol tab maka cursor akan berpindah langsung pada tab yang pertama yaitu left tab pada posisi 3 cm dari kiri, tekan tab lagi maka cursor akan berpindah ke tab yang kedua yaitu center tab pada posisi 7,5 cm dari sebelah kiri dst.... ---------------------------------------------[] ~ [] --------------------------------------------- di samping lima kebiasaan - kebiasaan sepele di atas, masih banyak kebiasaan - kebiasaan laen yang belum saya tuliskan disini. mungkin dari kelima contoh di atas kita bisa memperbaiki kebiasaan - kebiasaan kita agar document yang kita tulis lebih baik, rapi dan lebih efektif dan efisien dalam menyelesaikannya..... kiranya itu yang dapat saya tulis untuk hari ini ....
-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-= =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=--= E . O. F -=-=-=-=--=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-= |
||
Biasakan agar saat pertama kali kita membuat sebuah document, setting dolo hal - hal berikut :
left tab : tab untuk rata kiri
center tab : tab untuk rata tengah
right tab : tab untuk rata kanan